用科技加码碳中和,工作方式智能化进程加速
2021-10-11 14:29:24
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“双碳行动”是应对气侯变暖的国际行动的部分,欧盟国家作为“碳中和”的首倡者提出在2050年实现碳中和,我国根据我们的实际情况提出2030年碳达峰、2060年达到碳中和两个目标。

作为制造业大国,并且人口基数庞大,实现双碳目标是非常大的挑战,需要从各个维度上持续发力。

社会正在加速数字化进程,AI成为新的生产要素,中国在AI上的起步并不晚。智能经济时代,人工智能已成为赋能千行百业的新型基础设施。伴随着5G、大数据、云计算、深度学习等技术的发展、产业的智能化变革进程加剧,都在反推传统工作方式革新,智能时代亟需智能化的工作方式。

以百度为代表的AI公司,一方面在通过AI改变千行百业,助力其它企业节能减排实现双碳目标;另一方面也在通过AI迭代升级工作方式,身体力行引领绿色化的进程。其中,百度旗下的智能工作平台如流,已经成为百度践行绿色化管理的“利器”。

从一张纸到一片林

双碳是一个宏大的目标,实现起来着眼于一张纸、一度电等细节。

人民日报近日针对办公室中资源浪费进行了多行业采访调查,数据显示65.49%的受访者反映自己所在单位“经常发生”办公室浪费,31.76%表示“偶尔遇到”。其中,纸张是最容易浪费的物品。通过智能化办公,看似是节省一张纸,实际是护住了一片林。

以百度如流智能工作平台为例,在会议、文件传递、合同签署等方方面面都实现了无纸化办公,成绩显著:百度的费控系统现有的无纸化报销,不再需要员工进行打印,节省了大量的纸张,同时目前在大力推行的差旅出行对公结算,更是从源头入手,实现费控流程的无纸化,员工费用报销2021年预计可节约纸张约51万余张,按照3000张A4纸一棵20年树龄的树,可减少树木砍伐172棵大树。

在入职、合同续签、离职等业务中,HR无需处理大量的纸质材料、信息核实和归档,上线电子签后大部分HR的纸质工作可以节省,并节省了大量的纸张。2022年预计一年可节约纸张约32万余张,按照3000张A4纸一棵20年树龄的树,可减少树木砍伐106棵大树。

当然,推广无纸化办公不是简单减少或者取消纸张的使用,而是要通过建立无纸化办公流程和成熟的工作平台,将纸质资料转变为电子资料,将传统流程转变为线上流程。也就是说,无纸化背后是工作方式的革命,是基于AI的创新。

举一个例子,作为一家一直走在科技最前沿的企业,百度早早就敏锐洞察到电子签作为人力资源数字化转型的一项创新性技术,可以以自动化、无纸化的方式精简和规范流程,提升业务处理效率和规范化,所以提前布局,于2019年建成了电子签的统一平台。2020年3月,人社部发文明确了用人单位与劳动者协商一致可以采用电子形式订立书面劳动合同。在这样的契机下,百度从管理痛点入手,围绕电子签解决实现各种线上管理场景,比如异地远程入职、资料审核线上化、合同签署移动化、合同续签、离职、证明开具等。

此外,百度的电子签平台引入了CA的认证能力,融合了百度人脸识别和OCR等相关技术,并与公安部对接身份验证,从身份认证到合同签署整个过程形成了闭环证据链。支持系统接口对接或手动直接发起签署,并可与电子档案系统打通形成闭环。

电子签看似只是一项技术创新,但是通过一项技术可以打通很多工作环节,这项技术就成为一条“高速公里”,低成本支持各类业务场景。从节约一张纸到护住一片林,背后就是电子签这类创新技术的力量。

降本,提效,创新:智能办公成就企业核心竞争力

无纸化办公的本质并不是简单地将传统办公方式搬到线上,而是通过技术创新对传统工作方式进行重构,可以说智能办公是对传统办公的革命。百度在倡导智能化工作理念方面,其实更着眼于长期的、根本的、彻底的改变员工工作方式,通过智能工作平台,更智能的沟通、更智能的协同、更智能的创新。

智能办公涉及到企业内部工作流程的方方面面,以如流为例,改变的不仅是报销流程、HR管理流程,已经涉及百度工作的诸多场景。

开会是一个企业运行中的基本常态,占用会议室、打车出行甚至要因为开会而出差,这些都会产出碳排放。线上会议成为一种趋势,特别是在去年疫情爆发之后,加速了线上会议发展的进程。

在百度,通过智能办公系统与智能会议系统相结合,会前可以使用如流预约会议、提前下发电子版的会议资料,在会中可以通过智能会议纪要功能实时记录和标注会议重点,在会后还可以自动生成智能会议记录……所有员工无论身在何处,随时随地可以通过一个线上虚拟会议室进行思想的碰撞,极大地降低了碳排放,并且大大提升了工作效率。

特别值得一提的通过AI技术,包括语音增强、语音识别、语义理解、视频画质增强等,不仅可以将对话实时转化为文字,并且还能够通过关于关键内容的智能识别和提取,让会议记录更清晰,重点内容一目了然。

你会发现,线上会议不是简单地把会场从线下搬到线上,而是通过技术的手段重构了开会的流程,不仅实现了降本、提效,还通过创新激了组织的活力。百度还将线上会议的场景进行延展,将企业培训采用线下形式,资料分享、异地参与的便利性,让更多的员工可以通过培训不断提升自身的能力。

如流在百度内部实现了线上会议、线上培训、智能审批、智能费控等诸多场景,实践证明智能办公可以从三个维度提升企业竞争力:

第一是降本。比如,如流的线上办公系统,通过无纸化办公、无接触办公、智能审核等功能,可有效助力碳中和,一年相当于省下248颗20年的树。再比如,线上会议减少办公场地,减少差旅费用,减少纸张、用电等等,降本体现在每一个环节当中。

第二是提效。通过智能化的手段,将员工从繁琐冗余的工作中解放出来,例如预定会议、跨部门沟通、会议记录、审批报销等职能化事务,让机器辅助员工和组织提效。

第三是创新激活。从人人都是“知识工作者”角度来思考企业和员工的关系,用智能化的知识管理工具,将员工的知识和经验实时沉淀下来,在组织中流动起来,再由更多员工应用起来,还能将员工可能需要的工作技能、知识经验,通过智能推送的方式智能推送到员工面前,从而大大增加员工和企业的“知识肌肉”,提升整个组织的创新能力。

如流打样:智能办公进入加速普及阶段

从减排的全球格局来看,中国宣布的碳中和时间点相比欧美晚了十年。我国是2060,其他国家很多都是2050年。但是我国从碳达峰到碳中和之间只有30年,其他国家至少是40年到60年,可见任务非常艰巨。为推动落实 “双碳”目标,工业和信息化部制定了《“十四五”工业绿色发展规划》,推进生产、生活与消费方式的绿色转型成为了全社会发力重点。我们知道,以AI为抓手的数字经济,基本上都是低耗能高效率的产业,产值高耗能低,依赖电力非石化能源,将直接减少碳排放,可以说是我们实现双碳目标的最佳路径。

从我国的经济发展来看,我国经济已由高速增长阶段转向高质量发展阶段,必须坚持质量第一、效益优先,推动经济发展质量变革、效率变革、动力变革,提高全要素生产率。今年是数字经济第四次被写入政府工作报告,加快数字化转型成为许多企业的核心发展方向,也是推动经济高质量发展的关键。

从科技发展趋势来看,5G、大数据、云计算、万物互联、深度学习等新技术逐渐成熟,新技术正在激发产业升级,产业升级必然反推企业内部组织升级、反推企业和员工创新力升级,拥抱智能化工作方式是智能时代企业创新求变的最佳姿态。

从这三大背景来看,智能办公也是不可逆的趋势。所以今天来看,智能办公已经不是“做不做”的问题,而是如何做、如何更快更好实践的问题。

百度如流作为新一代智能工作平台,以AI为抓手,以知识管理为核心,以企业服务为依托,赋能工作的全场景,以帮助企业达到提效和创新,最终助力企业增强竞争力。百度如流的目标是帮助企业数字化、智能化转型,这与减碳的目标相契合,与中国进入高质量发展阶段的步调一致,也符合技术进步的新规律。

如流的成功,可以说是给企业智能办公升级打了一个样。

无纸化办公的核心、或者说无纸化办公的终极模式,是员工从根本上改变工作方式、企业实现智能化办公。通过百度如流实践的经验,可以总结出几个关键点:首先需要以智能化办公工具为基础,它还要足够好用,让员工工作习惯由“有纸”向“无纸”的改变成本尽可能的低;其次,要注重革新思想与革新工具的匹配度,二者要合力服务于企业的中短期的数字化转型、长期的智能化升级目标;最后也是最重要的,企业管理者的坚定决心,内部推广无纸化、智能化办公的手段也很重要。

【结束语】

AI成为新的生产要素,这个社会正在加速向智能化演进。智慧城市、智慧交通、智慧能源、智能制造、智能办公……善用科技,助力企业、社会、人类应对挑战,激发创新,双碳目标的实现也将借助智能化这辆列车实现跨越式发展。智能化,或许是中国实现双碳目标的“最优解”。

 
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